Sharepoint (Office 365)

Forces

Les plus de la solution
  • Large couverture fonctionnelle : gestion de contenu, collaboratif, portail et web
  • Grande communauté professionnelle et large base client
  • Nombre de connecteurs aux SI tiers (ERP, Solutions CRM, Portails, Solutions GED...)
  • Aspects "Gouvernance" et "Administration" très complets
  • Bonne documentation technique

Faiblesses

  • Obligation d'utiliser l'environnement Microsoft (OS, BD, Serveurs, Navigateurs, etc) pour tout déploiement sur site
  • Fonctions sociales non encore intuitives (dédoublement, confusions avec Yammer, etc)
  • Nécessité d'un fort accompagnement fonctionnel et technique

Philosophie du produit

évaluation: 09/2015 v Office 365

Microsoft est un acteur historique du monde de la gestion de l'information qui se positionnait essentiellement sur la gestion des contenus de l'entreprise avec Sharepoint, les outils de bureautiques de la suite Office, la recherche de l'information (Bing) et la navigation internet (IE).

Depuis quelques années l'éditeur a multiplié les acquisitions et a renforcé sa stratégie de développements dans le monde du travail collaboratif synchrone et asynchrone. On note en particulier le rachat de Skype (messagerie instantanée) et l'acquisition de Yammer en 2012 pour combler son retard constaté sur les Réseaux Sociaux d'Entreprise (RSE). On remarquera que jusqu'à cette date, Sharepoint seul ne répondait pas aux attentes "conversationnelles" et "sociales" des communautés, ce qui expliquait la multitude d'add-ons et de solutions tierces de RSE développées autour de Sharepoint telles que : Newsgator, Calinda. Tendance qui continue fortement même avec l'offre Cloud Office 365 qui attire plusieurs add-ons telle que Beezy, Powell 365, Unily.

En effet, dans le domaine des RSE Microsoft se positionne aujourd'hui avec une offre On Premise (avec Sharepoint comme brique centrale) ainsi qu'une offre Cloud majoritairement mise en avant: Office 365, fonctionnellement beaucoup plus large et très complète. Les deux restent assez complexes au vu du nombre de services disponibles et la superposition fonctionnelle de plusieurs briques, parfois peu intégrées, ce qui nécessite beaucoup d'efforts de cadrage et d'accompagnement pour en tirer profit.

Par exemple, l'aspect conversationnel natif se présente sous plusieurs formes :

  • Réseau social simple: la fonction "Newsfeed" est le réseau de collaboration social de la plateforme. Ce flux lié au profil de l'utilisateur permet de démarrer une discussion, partager une image, ajouter des #tags, et mentionner des personnes ...
  • En version cloud ce flux d'activité peut être remplacé par d'autres services qui prennent le relais : Yammer si ce dernier est activé ou aussi Microsoft Teams (voir fiche Yammer pour en savoir plus).
  • Site projet ou communautaire : La notion de "site" utilisée pour gérer des contenus et des documents partagés est élargie pour couvrir les usages communautaires. Les fonctionnalités essentielles de gestion d'une communauté sont garanties : membres, invitations, discussions, flux d'actualité et abonnements.

La philosophie de "site" impose une navigation encore centrée sur les contenus pouvant porter à confusion. Les pages des sites sont des pages wiki. L'éditeur de texte s'inspire d'un éditeur word light. À cela s'ajoutent

  • plusieurs solutions complémentaires : gestion des tâches, gestion documentaire en ligne OneDrive, un nouveau composant de dashboard personnel (Delve), etc.
  • une riche place de marché d'applications et add-ons tiers

L'homogénéité graphique entre les différentes briques est désormais atteinte, hormis pour Yammer ! Mais la parfaite intégration aux outils de travail quotidien des knowledge workers : bureautique, email, agenda peut être considérée comme un "plus" indéniable. Se présentant comme un framework, le point fort de l'offre Microsoft (online ou en mode installé) est sa capacité à s’adapter à tous les besoins et à toutes les configurations organisationnelles au prix de développements, d'accompagnement et de pédagogie. Un ticket d'entrée qui ne fait pas peur (souvent à tort) à un grand nombre de DSI.

Nous soulignons plusieurs nouveautés produits en 2016, nous citons en particulier l'application Mircrosoft Teams qui vise à combler les besoins de salons de discussion des plus en plus prisés en tant que fonction clé de productivité des équipes.

Par ailleurs il faut noter que plusieurs éditeurs RSE proposent leurs propres connecteurs à Sharepoint afin de bénéficier de ses fonctionnalités de portail, intranet et gestionnaire de contenus.

En image


Office 365 est une mosaïque riche d'applications de gestion de l'information et de productivité individuelle et collaborative. En activant les modules adéquats, l'organisation peut définir les usages collaboratifs souhaités : productivité des équipes, capitalisation wiki, gestion collaborative d'un projet, etc. Les composants multiples se recouvrent partiellement au niveau fonctionnel (flux, chats, documents...) une réflexion amont ainsi qu'un accompagnement sont toujours nécessaires pour la bonne appropriation des usages.

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